Comment se conformer à la loi sur la facturation 2026 ?
Dans le secteur immobilier professionnel, les prestations externalisées sont monnaie courante. Les agents de nettoyage, les sociétés de maintenance ou les entreprises de sécurité sont des prestataires intervenant au quotidien dans les immeubles de bureaux pour le compte d’agences, de foncières ou de syndics. Avec l’entrée en vigueur progressive de la loi sur la facturation 2026, ces acteurs doivent adapter leurs pratiques administratives pour éviter les sanctions et répondre aux exigences de leurs clients professionnels.
Une responsabilité partagée entre prestataires et gestionnaires immobiliers
Désormais, tout prestataire intervenant dans le cadre d’un contrat de prestation B2B doit émettre des factures conformes à la loi sur la facturation 2026. Cela inclut notamment les prestations de nettoyage récurrentes dans des bâtiments professionnels. Les agences immobilières, foncières ou bailleurs qui commandent ces services ne peuvent plus se contenter d’accepter des documents approximatifs : elles sont responsables conjointement de la bonne intégration des données dans leur comptabilité.
Les nouvelles exigences incluent :
- l’identification précise du prestataire (SIRET, adresse, référence du contrat),
- une description détaillée de la prestation rendue (lieu, fréquence, durée),
- la numérotation continue et chronologique des factures,
- l’application du bon taux de TVA,
- la transmission dans un format conforme, structuré et archivable.
L’objectif est double : lutter contre la fraude et faciliter les contrôles fiscaux automatisés.
Impacts concrets sur la gestion des prestations de nettoyage
Prenons l’exemple d’une agence immobilière qui gère un parc de bureaux dans une zone d’activité. Elle fait appel à un prestataire de nettoyage pour l’entretien hebdomadaire des parties communes. À présent, ce prestataire doit transmettre une facture sur laquelle figurent non seulement les montants, mais aussi la liste des bâtiments concernés, les jours d’intervention, le nombre d’agents mobilisés, et les horaires. Il doit également y intégrer son numéro SIRET, la référence au contrat d’entretien, ainsi que le format requis par la nouvelle conformité réglementaire.
Du côté de l’agence, ces informations doivent être vérifiées et compatibles avec les critères de saisie comptable. En cas d’irrégularité, la responsabilité peut être partagée, et les contrôles fiscaux peuvent entraîner des redressements ou des amendes. Pour une vision plus large des enjeux de l’environnement professionnel, consultez notre article sur l’implantation de bureaux en zone d’activité.
Adapter les contrats et les procédures internes
Pour prévenir les risques, il est fortement recommandé de mettre à jour les contrats de prestation. Ceux-ci doivent prévoir les modalités de facturation (mensuelle, trimestrielle), le format attendu (PDF signé, export XML ou via une plateforme dématérialisée), les délais de transmission et de paiement ainsi que les obligations de conformité réglementaire et de rectification en cas d’erreur.
Certaines agences vont jusqu’à inclure des clauses de pénalités si la facture ne respecte pas la loi sur la facturation 2026. Il est également judicieux d’automatiser la réception et le contrôle des documents via des outils ERP ou GED compatibles avec les normes 2026.
Former et accompagner les prestataires
Beaucoup de prestataires de petite taille (TPE de nettoyage ou PME de maintenance) n’ont pas encore pris la mesure de cette réforme. Les agences et bailleurs peuvent anticiper en les accompagnant grâce à des guides de facturation fournis avec les contrats de prestation, par la mise à disposition de modèles factures conformes à la loi sur la facturation 2026, ou via des formations mutualisées.
Au-delà de la relation contractuelle, il s’agit de garantir un flux comptable fluide et conforme, essentiel pour les bilans consolidés et les déclarations fiscales des grands gestionnaires immobiliers.
Anticiper et s’adapter à la réglementation
En résumé, la loi sur la facturation 2026 oblige à repenser les relations entre prestataires de services B2B et leurs donneurs d’ordre dans l’immobilier professionnel. En adaptant les pratiques de facturation, les contrats de prestation et les outils de gestion, agences et prestataires peuvent transformer une contrainte administrative en levier de professionnalisation.